Zasady dokonywania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych

W Zakładzie Tworzyw Sztucznych ARTGOS S.A. w restrukturyzacji obowiązuje regulamin dokonywania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, zapewniająca skuteczne przyjmowanie zgłoszeń oraz ochronę osób dokonujących zgłoszeń przed działaniami odwetowymi.

Definicje

  1. Sygnalista (zgłaszający) – osoba fizyczna dokonująca zgłoszenia naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od formy zatrudnienia lub współpracy, w tym m.in. pracownik, współpracownik, kontrahent, kandydat do pracy, stażysta czy praktykant.
  2. Zgłoszenie – ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniach prawa, nieprawidłowościach lub działaniach nieetycznych; może mieć charakter wewnętrzny lub zewnętrzny.
  3. Zgłoszenie wewnętrzne / zewnętrzne – przekazanie informacji odpowiednio do Spółki lub właściwego organu publicznego.
  4. Kanały zgłoszeń – dostępne środki techniczne i organizacyjne umożliwiające dokonanie zgłoszenia.
  5. Informacja o naruszeniu – informacja lub uzasadnione podejrzenie dotyczące naruszenia prawa lub próby jego ukrycia.
  6. Działania następcze – działania podejmowane w celu weryfikacji zgłoszenia oraz przeciwdziałania naruszeniom.
  7. Działania odwetowe – działania lub zaniechania skierowane przeciwko sygnaliście w związku z dokonanym zgłoszeniem.
  8. Informacja zwrotna – przekazanie zgłaszającemu informacji o wyniku weryfikacji zgłoszenia oraz podjętych działaniach.

Kanały Zgłoszeń

Zgłoszenia naruszeń można dokonywać:

  • bezpośrednio do osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń,
  • drogą elektroniczną: naruszenia.artgos@gmail.com,
  • w formie listownej na adres: ZTS „ARTGOS” S.A. w restrukturyzacji, ul. Rzeszowska 20, 36-200 Brzozów (z dopiskiem „Zgłoszenie naruszeń przepisów prawa”),
  • poprzez dedykowane skrzynki zgłoszeń znajdujące się na terenie Spółki.

Dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu mają wyłącznie osoby upoważnione do ich przetwarzania.
Na wniosek zgłaszającego możliwe jest również przeprowadzenie spotkania w terminie do 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.

Procedura dokonywania zgłoszeń

  1. Sygnalista ma prawo dokonać zgłoszenia w każdym przypadku, w którym uzna to za zasadne. Zgłoszenia mogą być przekazywane w formie ustnej lub pisemnej, przy czym zgłoszenia ustne – za zgodą zgłaszającego – są dokumentowane w formie nagrania, transkrypcji lub protokołu.
  2. Zaleca się, aby zgłoszenia miały charakter jawny i zawierały dane umożliwiające kontakt ze zgłaszającym. Zgłoszenie powinno w szczególności obejmować:
    1. dane zgłaszającego,
    2. wskazanie osób, których dotyczy zgłoszenie (jeżeli są znane),
    3. opis naruszenia (miejsce, czas, okoliczności),
    4. posiadane dowody.
  1. Zgłaszający może uzupełniać zgłoszenie o dodatkowe informacje w trakcie jego rozpatrywania.
  2. Zgłoszenia są przyjmowane i weryfikowane przez osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania poufności, bezstronności i obiektywizmu. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest powołanie zespołu do weryfikacji zgłoszenia.
  3. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia następuje w terminie do 7 dni (o ile zgłaszający podał dane kontaktowe), natomiast informacja zwrotna przekazywana jest nie później niż w terminie 3 miesięcy.
  4. W toku postępowania zapewnia się ochronę danych osobowych oraz – w miarę możliwości – ich anonimizację. W przypadku konfliktu interesów osoba zaangażowana w sprawę zostaje wyłączona z jej rozpatrywania.
  5. Zgłoszenia muszą być dokonywane w dobrej wierze. Zakazane jest świadome przekazywanie nieprawdziwych informacji – w takim przypadku zgłaszający nie korzysta z ochrony przewidzianej dla sygnalistów i może ponosić odpowiedzialność prawną.
  6. Dokumentacja związana ze zgłoszeniami przechowywana jest przez okres 5 lat.
  7. Za przyjmowanie zgłoszeń oraz nadzór nad procesem odpowiada wyznaczona osoba – Kierownik ds. Zasobów Ludzkich i Administracji.

Rozpatrywanie zgłoszeń

  1. Zgłoszenia są przyjmowane i rozpatrywane przez osoby upoważnione, działające z zachowaniem poufności, bezstronności oraz należytej staranności.
  2. Każde zgłoszenie:
    • jest rejestrowane i analizowane,
    • podlega weryfikacji w ramach postępowania wyjaśniającego,
    • może być uzupełniane przez zgłaszającego w toku sprawy,
    • jest traktowane jako poufne, a dane podlegają ochronie zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  1. W toku postępowania:
    • zabezpieczane są dowody i dokumentacja,
    • podejmowane są działania mające na celu potwierdzenie lub wykluczenie naruszenia,
    • w uzasadnionych przypadkach sprawa może zostać przekazana do właściwych organów.
  1. Po zakończeniu postępowania:
    • zgłaszający otrzymuje informację zwrotną,
    • podejmowane są działania korygujące i zapobiegawcze,
    • zgłoszenie zostaje zamknięte i udokumentowane.

Cały proces podlega monitorowaniu, a dokumentacja przechowywana jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zapewniona jest ochrona sygnalisty przed działaniami odwetowymi.

Działania następcze

W zależności od wyników rozpatrzenia zgłoszenia podejmowane są odpowiednie działania następcze, w szczególności:

  • weryfikacja zasadności zgłoszenia,
  • przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego,
  • zabezpieczenie dowodów i dokumentowanie sprawy,
  • przekazanie informacji do właściwych organów,
  • podejmowanie działań naprawczych oraz zapobiegających dalszym nieprawidłowościom.

Poufność i ochrona sygnalisty

Tożsamość sygnalisty oraz informacje zawarte w zgłoszeniu podlegają ochronie i są traktowane jako poufne. Dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione.
Zakazane są jakiekolwiek działania odwetowe wobec sygnalisty, w szczególności:

  • rozwiązanie lub odmowa nawiązania stosunku pracy,
  • obniżenie wynagrodzenia,
  • pominięcie przy awansie,
  • nieuzasadnione zmiany warunków zatrudnienia,
  • działania o charakterze represyjnym lub dyskryminacyjnym.

Ochrona obejmuje również osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane z sygnalistą.

Obowiązek działania w dobrej wierze

Zgłoszenia powinny być dokonywane w dobrej wierze. Zabronione jest świadome przekazywanie nieprawdziwych informacji. Osoba dokonująca takiego zgłoszenia może ponosić odpowiedzialność zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Dane osobowe

Dane osobowe przetwarzane w związku ze zgłoszeniem są chronione zgodnie z przepisami RODO i przechowywane przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Informacje dodatkowe

Za przyjmowanie zgłoszeń oraz nadzór nad procesem odpowiada wyznaczona osoba – Kierownik ds. Zasobów Ludzkich i Administracji.

Pełna treść Regulaminu dostępna jest do wglądu w siedzibie Spółki oraz do pobrania tutaj.